Reúnete sin perder la cabeza

Por Andrea Escobar

Optimizando nuestras reuniones: Lecciones del Daily Scrum

¿Cuándo fue la última vez que dijiste "¡Esta reunión de 3 horas sí que fue provechosa!"? Probablemente nunca. Esto sucede porque insistimos en realizar reuniones monótonas, sin un objetivo claro y, para colmo, muy extensas. Sin embargo, no te recomiendo evitarlas; al contrario, la comunicación es esencial en los entornos de trabajo. Pero, si el foco se pierde, también se pierde el interés y la capacidad de aprovechar al máximo ese encuentro con tu equipo.

Primero que todo, quiero compartirte algunos puntos a considerar antes de convocar una reunión. Con estos, podrás aumentar significativamente la eficacia y el valor de tus interacciones profesionales, asegurándote de que cada reunión sea un paso positivo hacia los objetivos empresariales. No todo se tiene que resolver con una reunión.

1. ¿Es realmente necesaria la reunión?: cuestiona si la información o discusión puede manejarse de manera más eficiente a través de otros medios, como correos electrónicos, mensajería instantánea o documentos compartidos. Con esto también te invito a reflexionar si ¿Existen alternativas a la reunión tradicional? Considera si una videoconferencia, una llamada rápida o incluso una plataforma de colaboración en línea podría ser más eficiente que una reunión presencial.
2. ¿Cuál es el objetivo principal de la reunión?: No sabes las veces en las que estoy en una reunión y cuando pregunto el objetivo de esta me responden “No sé, a nosotros sólo nos dijeron que viniéramos a esta hora” Define claramente el propósito de la reunión ¿Es para tomar decisiones?, ¿compartir información?, ¿resolver problemas? o ¿planificar estrategias? Tener un objetivo claro guiará la agenda y la estructura de la reunión. No olvides mencionarlo al inicio, esto permitirá que las personas entiendan el Para qué de estar ahí.
3. ¿Quiénes son los participantes clave?: Identifica a las personas cuya presencia es esencial para lograr el objetivo de la reunión. Evita invitar a más personas de las necesarias para mantener la eficiencia.
4. ¿Cuánto tiempo se necesita realmente?: Estima la cantidad de tiempo que se requiere para lograr los objetivos de la reunión y ¡respeta los tiempos! Mantener las reuniones lo más cortas y efectivas posible es crucial para la productividad.
5. ¿Se requiere preparación previa por parte de los participantes?: Indica si hay documentos, informes o datos que los participantes deben revisar antes de la reunión. ¡No los agarres en curva! (a menos que ese sea tu plan jeje)
6. ¿Cómo se medirá el éxito de la reunión?: IMPORTANTE, y esto es lo que justamente provoca el agotamiento y sentimiento de futilidad en las reuniones. Define indicadores claros para evaluar si la reunión fue exitosa. Esto podría incluir la toma de decisiones, la claridad en la comunicación o la resolución de problemas.
7. ¿Se han abordado problemas similares previamente?: Antes de convocar una reunión para discutir un problema, verifica si ya se ha abordado en reuniones anteriores y recupera la información de valor. Evitar repeticiones innecesarias es clave para la eficiencia.
8. ¿Hay espacio para la participación activa de todos los asistentes?: Las reuniones no son para regañar, si no promueven un diálogo abierto entonces no está fluyendo la comunicación (sólo estás emitiendo información tu). Asegúrate de que la estructura de la reunión permita la participación de TODOS los asistentes. Fomentar la colaboración y eso mejorará la calidad de las discusiones. Puedes ser tu el moderador o asignar a alguien más.

Ahora que conoces los básicos de una reunión, es momento de compartirte la metodología Daily Scrum para promover reuniones más eficientes. En el ajetreo cotidiano de una empresa, la gestión efectiva del tiempo y la comunicación efectiva son cruciales. En este sentido, el Daily Scrum, un componente esencial del marco ágil Scrum, ofrece valiosas lecciones que van más allá del desarrollo de software y pueden aplicarse con éxito en otras dimensiones de la organización, incluso en pequeñas empresas.

Principios Clave del Daily Scrum:

1. Objetivo central: Sincronizar y planificar el trabajo diario del equipo para alcanzar los objetivos.
2. Estructura básica: Reuniones breves, centradas en cuatro preguntas clave. (Originalmente, el Daily Scrum enmarca 3 preguntas, pero te recomiendo una extra que puede serte útil.)
   1. ¿Qué hice ayer para contribuir al objetivo de la empresa?
   2. ¿Qué voy a hacer hoy para contribuir al objetivo de la empresa?
   3. ¿Tengo algún impedimento que me impida lograr el objetivo?
   4. ¿Qué necesito de otros o de mi líder para lograr el objetivo? y/o ¿Qué necesitas de mi como líder para lograr el objetivo?
3. No es para reportar al Jefe: Fomenta la autoorganización y la colaboración entre el equipo.
4. Resolución de problemas: Identifica impedimentos y se compromete a resolverlos rápidamente.
5. Visibilidad del progreso: Facilita la transparencia y permite adaptaciones diarias.
6. Enfoque en trabajo colaborativo: Mejora la comunicación y comprensión colectiva del progreso.

Recomendación de Reuniones de Pie:

En el mundo del Daily Scrum, se recomienda que las reuniones sean de pie. Esta elección tiene una base en la eficiencia y brevedad. Al permanecer de pie, se fomenta la concisión y la concentración, evitando que la reunión se convierta en una conversación prolongada. La duración promedio de la reunión oscilará entre los 15 y 20 minutos.

Frecuencia del tiempo:

Originalmente la metodología enmarca que se hagan reuniones diarias, sin embargo, a la hora de la aplicación puedes considerar la periodicidad que más te convenga en tu negocio y con tu equipo de trabajo.

Aplicación del Daily Scrum

Ejemplo Práctico:

Imaginemos un equipo de ventas en una pequeña empresa. Su Daily Scrum podría abordar las siguientes preguntas:

1. ¿Qué hice ayer para contribuir al objetivo de ventas? - Un representante de ventas comparte rápidamente los avances y los logros del día anterior.
2. ¿Qué voy a hacer hoy para contribuir al objetivo de ventas? - Cada miembro del equipo planifica acciones específicas para avanzar hacia las metas de ventas a corto plazo.
3. ¿Tengo algún impedimento que me impida entregar? – Los miembros comparten e identifican los obstáculos, permitiendo una resolución rápida para mantener el flujo de trabajo.
4. ¿Qué necesito de otros o de mi líder para lograr el objetivo? - Esta pregunta adicional promueve una conexión más estrecha entre el equipo de ventas y sus líderes, facilitando la colaboración y la superación de obstáculos. La puede hacer directo el líder para ofrecer su ayuda, o algún colaborador en particular para pedir apoyo.

Esta estructura de Daily Scrum crea una rutina diaria donde los miembros del equipo se mantienen informados, colaboran eficientemente y están alineados con las metas comunes de la empresa. Además, la recomendación de reuniones de pie mantiene la reunión rápida y enfocada, maximizando la productividad.

Después de recibir estos consejos sobre cómo hacer reuniones más eficientes, ¿harás que tus reuniones sean más provechosas? Cuéntanos cómo te fue con la aplicación de estos consejos en los comentarios ¡Por favor no evites presumir!, nosotros encantados en saber lo bien que lo estás haciendo.  

Referencias:

https://www2.deloitte.com/es/es/pages/technology/articles/ceremonias-scrum.html